Ministeriële Omzendbrief van 27 juni 2001 betreffende de toepassing van het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijk Regering van 15 januari 1998
Document acties
Bijlage 1 : Ministeriële omzendbrief
27 juni 2001 – Ministeriële omzendbrief handelend over de toepassing van het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 11 januari 2001 met betrekking tot het actieprogramma ter invoering van nieuwe informatietechnologieën in het Ministerie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, in de instellingen van openbaar nut van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en in de diensten van de Regering.
Mijne dames en heren,
Het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 25 september 1997 tot vastlegging van de draagwijdte van de opdracht van het Centrum voor Informatica voor het Brusselse Gewest en de tarifering van de diensten die gepresteerd worden in het kader van de verspreiding van INTERNET bij de openbare besturen en het toepassingsbesluit, hebben de Regering in staat gesteld zich, op haar vergadering van 15 januari 1998, uit te spreken over een actieprogramma ter invoering van nieuwe informatietechnologieën in het Ministerie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, in de instellingen van openbaar nut van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en in de diensten van de Regering.
Op haar vergadering van 11 januari 2001 heeft de Regering beslist om:
- het samenwerkingsakkoord tussen de federale Staat, de Duitstalige, Franse en Vlaamse Gemeenschappen, het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, het Waalse Gewest, het Vlaamse Gewest, de Commission Communautaire Française en de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie betreffende de uitbouw en de exploitatie van een gemeenschappelijk e-platform, goed te keuren;
- een werkgroep op te richten die tot taak krijgt in te staan voor de opvolging en de uitvoering van bovengenoemd samenwerkingsakkoord en van de «e- government»-maatregelen die in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest genomen moeten worden;
- over te gaan tot een actualisering van de ministeriële omzendbrief van 22 januari 1998 over het actieprogramma tot invoering van nieuwe informatietechnologieën in het Ministerie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, in de instellingen van openbaar nut van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en in de diensten van de Regering.
Onderhavige omzendbrief heft de bovenstaande omzendbrief van 22 januari 1998 op en vervangt hem.
Alle beoogde diensten moeten over een elektronisch adres beschikken
Algemeen
De diensten die door onderhavige omzendbrief zijn beoogd, hebben bijna allemaal een elektronisch adres met de domeinnaam “irisnet.be”. Die gratis dienstverlening wordt op gewone aanvraag door het C.I.B.G. verstrekt mits aanvaarding van de voorwaarden voor internettoegang zoals vastgelegd door het Besluit van de Regering van 25 september 1997.
Te nemen maatregelen
Tegen 15 september 2001 moeten alle beoogde diensten over een elektronisch adres beschikken onder de domeinnaam “irisnet.be”.
De elektronische adressen van de diensten hebben bij voorkeur onderstaande vorm:
«Naam of afkorting van de dienstl of fr».irisnet.be »@ «Afkorting van de instelling n
De elektronische adressen van de personeelsleden hebben bij voorkeur onderstaande vorm:
«eerste letter van de voornaam en naam van de gebruikerl of fr».irisnet.be »@ «Afkorting van de instelling n
Bovendien moeten de beoogde diensten vanaf ontvangst van deze omzendbrief erop toezien dat zij in hun relaties met de Ministeriële kabinetten en met de Inspectie van Financiën elektronische post gebruiken en dat zij alleen een geschreven document versturen wanneer een elektronisch document niet kan gebruikt worden.
Beoogde weerslag
Deze maatregelen zijn bedoeld om de burger een geordend en samenhangend beeld te geven van de invoering van nieuwe informatietechnologieën op gewestelijk vlak. Zij moeten de elektronische communicatie tussen burger en ondernemingen en de gewestelijke instellingen, maar ook tussen de gewestelijke instellingen onderling vergemakkelijken, versnellen en moderniseren.
Uitvoering
De geadresseerden van deze omzendbrief zullen aan de Minister die de gewestelijke informatica onder zijn bevoegdheden heeft, verslag uitbrengen over de uitvoering van de maatregelen, die na ontvangst van deze omzendbrief moeten genomen worden.
Gebruik van de officiële website van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest Algemeen
Het Brussels Hoofdstedelijk Gewest beschikt over een Web-site die alle informatie over het Gewest bevat alsook links aanbiedt naar andere gewestelijke sites.
De gewestsite “http://www.brussel.irisnet.be” fungeert als portaal en unieke, eenvoudige en overzichtelijke toegangspoort tot het digitale Brussel.
Deze website in het Nederlands, Frans, Engels en Duits wordt voortdurend verder uitgebreid en zal tegen midden oktober 2001 een grondige opknapbeurt ondergaan.
Dit portaal zal het «e-platform» van Brussel worden, dit wil zeggen het elektronisch platform dat borg staat voor minstens de uitvoering van artikel 1 tot 9 van het samenwerkingsakkoord, dat terug te vinden is op de website van het C.I.B.G.: «http://www.irisnet.be/docs/Public/CIRB-CIBG/Publishing » samenwerkingsakkoord (FTP documenten).
Te nemen maatregelen
Vanaf nu moeten bij hun publicatie of verspreiding
- alle publicaties, de perscommuniqués,
- de wetgeving die de gewestbevoegdheden regelt,
- de beslissingen van de Ministerraad,
- alle documenten die voor publicatie gezonden worden aan het Belgisch Staatsblad,
- alle publicaties in verband met openbare aanbestedingen en bepaalde contracten voor werken, leveringen en diensten,
- alle begrotingsdocumenten
door de diensten van de instellingen bedoeld in deze omzendbrief, als RTF- document (Rich Text Format), in beide landstalen, aan het C.I.B.G. gezonden worden en nadien als PDF-document (Portable Document Format) ter beschikking gesteld worden op de website van het Gewest.
Elke instelling die met deze omzendbrief bedoeld is moet ook een lijst opstellen van de administratieve documenten die in aanmerking komen voor on-line raadpleging of dienstverlening.
Beoogde weerslag
Deze maatregelen moeten de administratieve transparantie in de hand werken.
Het Portaal van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest wordt het trefpunt van alle gewestelijke informatie en het zal:
- een snelle en rechtstreekse communicatie zowel tussen overheid en burgers, ondernemingen en andere organisaties als tussen de overheidsinstellingen onderling,
- een vermindering van het papiergebruik ten bate van elektronische uitwisselingen,
- een vermindering van de publicatiekost van de gewestelijke instellingen
mogelijk maken.
Uitvoering
De ontvangers van deze omzendbrief brengen aan de Minister die de gewestelijke informatica onder zijn bevoegdheden heeft, verslag uit over de maatregelen die zij/hij neemt om deze beslissing binnen tien dagen na ontvangst van deze omzendbrief uit te voeren.
Dienstverlening aan de burgers en de ondernemingen
Algemeen
De nieuwe informatietechnologieën moeten bijdragen tot een betere dienstverlening vanwege de openbare besturen aan de bevolking en de ondernemingen.
Deze verbetering moet evenzeer slaan op de kwaliteit van de verstrekte diensten als op een vereenvoudiging van de relaties van de gewestelijke overheden met de burgers en de bedrijven.
Met de start van het driejarenplan tot stimulering van het gebruik van het IRISnet en met het elektronisch maken van de administratieve documenten, heeft de Regering zich daarop voorbereid.
Te nemen maatregelen
Tegen 15 september 2001 moeten de leidinggevende ambtenaren die met deze omzendbrief zijn bedoeld een planning maken van de aflevering van de administratieve on-line diensten. In het bijzonder moeten alle formulieren die de burgers en ondernemingen moeten invullen om gewestelijke premies te krijgen, milieuvergunningen, stedenbouwkundige vergunningen, geleidelijk on-line geplaatst worden zodat uiteindelijk tegen 1 juni 2003 alle formulieren on-line ingevuld en ondertekend kunnen worden.
Om dat uit te voeren kunnen de diensten bedoeld in deze omzendbrief gebruik maken van de ervaring van het CIBG inzake digitalisering van administratieve documenten; zij sluiten zich aan bij de uitwerking van de oplossingen die de Regering heeft gekozen voor de beveiligingsproblemen als voor de problemen van identificatie en echtverklaring van elektronische handtekeningen.
Beoogde weerslag
Het beoogde doel is de veralgemening van de administratieve on-line dienstverlening.
Promotie van de elektronische uitwisseling met de burger en de ondernemingen
Algemeen
Het effectieve gebruik van de nieuwe elektronische diensten door de burgers en de ondernemingen zal een grondige verandering in de gewoonten vereisen. Het succes van deze diensten zal dus een belangrijke publicitaire inspanning vereisen.
Te nemen maatregelen
De leidinggevende ambtenaren die in deze omzendbrief zijn bedoeld moeten de nodige maatregelen nemen om bij de burgers en de ondernemingen het bestaan en de gebruiksaanwijzing van de nieuwe elektronische diensten bekend te maken.
In het bijzonder moet het e-mail adres van de dienst of van de agent zelf vermeld staan op het visitekaartje van de personeelsleden. Het e-mail adres van de dienst moet ook vermeld staan op het dienstbriefpapier en op alle publicaties afkomstig van de beoogde diensten. Ten slotte moeten ook de Internetadressen (URL) van de overeenkomende site voorkomen op alle voorgedrukte formulieren en ook de e-mail adressen van de betrokken dienst waar inlichtingen die hen aanbelangen kunnen verkregen worden.
De toepassing van deze maatregelen moet uitgevoerd zijn tegen 31 december 2001.
Beoogde weerslag
De doelstelling die moet gehaald worden is de veralgemening van on-line administratieve diensten samen met een vermindering van de files aan de loketten.
Bevorderen van transversale werkgebieden voor de uitbouw van interactieve openbare diensten
De Regering beveelt een transversale aanpak aan, die ervoor moet zorgen dat de traditionele segmentering en versnippering van een administratieve organisatie, die uit verticale bevoegdheden bestaat grondig wordt gewijzigd. Mede dankzij de invoering van nieuwe technologieën wil de Regering gerichter tegemoetkomen aan de verwachtingen van de burgers en de ondernemingen door borg te staan voor een hoogkwalitatieve dienstverlening, die volledig losstaat van de moeilijkheden waarmee de administratieve organisatie geconfronteerd wordt.
Het openbreken van de administraties moet ook naar buiten gebeuren. De intranetnetwerken van de verschillende diensten bedoeld in deze omzendbrief, moeten voor alle door onderhavige omzendbrief beoogde administraties toegankelijk zijn. De evolutie naar open netwerken moet realiteit worden. Zo wordt het intranet van het MBHG vanaf 30 juni 2001 opengesteld voor alle door onderhavige omzendbrief beoogde en via het IRISnet aangesloten instellingen.
Deze maatregel wordt naar de andere administraties uitgebreid en zal uiterlijk 31/12/2001 in werking zijn en bepaalde toepassingen worden dan onderling bruikbaar.
Er moet ook rekening gehouden worden met het belang en in een later stadium met de eigenheid van de interconnectie met het Europees netwerk IDA1, wanneer de Regering de maatregelen goedkeurt die nodig zijn om voor de opvolging en de realisatie van het e-government.
Samenstelling van een eigen team
In elke door deze omzendbrief beoogde instelling moeten de leidinggevende ambtenaren er binnen de maand na ontvangst van deze omzendbrief voor zorgen dat een team samengesteld is, dat belast is met de uitvoering van deze omzendbrief. Dat team zal rechtstreeks onder het gezag staan van de leidinggevende ambtenaar, die voor de toepassing van deze omzendbrief de leiding en de verantwoordelijkheid tegenover de Minister die de gewestelijke informatica onder zijn bevoegdheden heeft en de Minister-Voorzitter die de gemeentelijke informatica onder zijn bevoegdheden heeft, op zich neemt.
Dat eigen team moet toezien op de homogene vereenvoudigingen in alle diensten van de betrokken administratie.
Opvolging
In het kader van de beslissing van 11 januari 2001 tot oprichting van een e- government werkgroep die moet instaan voor de opvolging van de e-government maatregelen die in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest genomen moeten worden, zit de Kabinetschef van het Kabinet van de Minister die de gewestelijke informatica onder zijn bevoegdheden heeft, een subwerkgroep voor, die moet toezien op de toepassing van de genomen maatregelen en waarvan deel uit maken:
- de Secretaris-Generaal en de Adjunct-Secretaris-Generaal van het MBHG,
- de leidinggevende ambtenaren van de instellingen beoogd in deze omzendbrief,
- een vertegenwoordiger van de Minister-Voorzitter en een vertegenwoordiger van de Staatssecretaris van Ambtenarenzaken.
Het C.I.B.G. neemt het secretariaat op zich.
De beoogde personen mogen zich alleen door hun rechtstreekse adjunct laten vervangen.
1 IDA: Interchange of Data between Administration
De Kabinetschef van de Minister die de gewestelijke informatica onder zijn bevoegdheden heeft, informeert de werkgroep 'e-government' over hoe de uitvoering van onderhavige omzendbrief verder afloopt.
Besluiten
De diensten van de gewestadministraties moeten zich resoluut inzetten voor het gebruik van de nieuwe informatietechnologieën. Dat is vandaag de dag mogelijk geworden dankzij de inspanningen van de Regering met het ter beschikking stellen van instrumenten, die Internettechnologie gebruiken. De toekomst in deze sector ligt in de uitbouw van on-line diensten die toegankelijk zijn voor de burgers en de ondernemingen.
Die stelling werd bevestigd door initiatieven die in het buitenland, in het kader van programma's van de Europese Unie opgezet werden en door de uitbouw van het INTERNET en de netwerkgeschakelde administratie (IRISnet).
Dit programma ziet er op toe dat er globaal genomen geen bijkomende begrotingsmiddelen zullen nodig zijn. Op gewestelijk vlak zijn de investeringen al gebeurd en de middelen die voor informaticaprojecten uitgetrokken werden, zijn toereikend om dat actieprogramma uit te voeren. Het volstaat een beleid te voeren van vrijwillige inzet.
De noodzakelijke aanpassingen inzake de administratieve organisatie en de opleiding van ambtenaren vallen onder de verantwoordelijkheid van de leidinggevende ambtenaren van de betrokken instellingen.
Voor alle bijkomende informatie: info.vanhengel@vanhengel.irisnet.be
Brussel, 27 juni 2001
Guy VANHENGEL
Bijlage : planning van de komende vergaderingen van de subwerkgroep
De subwerkgroep vergadert elke eerste woensdag van de maand om 10u in het Kabinet van de Minister Vanhengel, Kunstlaan 9, 1210 Brussel. De data van de vergaderingen van dit jaar zijn dus:
- 5 september 2001 om 10u00 3
- oktober 2001 om 10u00
- 7 november 2001 om 10u00
- 5 december 2001 om 10u00
Op de dagorde van die vergaderingen staan minstens volgende punten:
Nemen deel aan deze vergaderingen:
- Brussels Instituut voor Milieubeheer: de Heer J-P. HANNEQUART, Directeur- generaal
- Brusselse Gewestelijke Dienst voor Arbeidsbemiddeling: de Heer Eddy COURTHEOUX, Directeur-generaal
- Brusselse Gewestelijke Huisvestingsmaatschappij: de Heer J. DE WITTE, d.d. Directeur-generaal
- Brusselse Hoofdstedelijke Dienst voor Brandbestrijding en Dringende Medische Hulp: de Heer Jean-Philippe HAYEZ, Officier-diensthoofd
- Centrum voor Informatica voor het Brusselse Gewest: de Heer Hervé FEUILLIEN, Directeur-generaal
- Gewestelijk Agentschap voor Netheid: de Heer Michel JURISSE, Directeur- generaal
- Gewestelijk Vennootschap van de Haven van Brussel: de Heer Charles HUYGENS, d.d. Directeur-generaal
- Gewestelijke Investeringsmaatschappij voor Brussel: de Heer Serge VILAIN, Voorzitter
- Gewestelijke Ontwikkelingsmaatschappij voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest: de Heer Pierre LAURENT, Administrateur-generaal
- Kabinet van Minister Chabert: de Heer Steve DUBOIS, Kabinetschef
- Kabinet van Minister Gosuin: de Heer Jean-Michel MARY, Kabinetschef
- Kabinet van Minister Tomas: de Heer Laurent DELVAUX, Kabinetschef
- Kabinet van Minister Vanhengel: de Heer Stefan ECTOR, Kabinetschef
- Kabinet van Minister-Voorzitter de Donnea: de Heer M. VAN DER STICHELE, Kabinetschef
- Kabinet van Staatssecretaris Delathouwer: de Heer Jacques VAN GRIMBERGEN, Kabinetschef
- Kabinet van Staatssecretaris Draps: de Heer Marc TAYMANS, Kabinetschef
- Kabinet van Staatssecretaris Hutchinson: de Heer Stefan VERSCHUERE, Kabinetschef
- Maatschappij voor het Intercommunaal Vervoer te Brussel: de Heer Alain FLAUSCH, Bestuurder-Directeur-generaal
- Ministerie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest: de Heer Francis RESIMONT, Secretaris-generaal
- Technopol Brussel: de Heer Bruno WATTENBERGH, Operationeel directeur
In geval van nood laten de bovenvermelde personen zich alleen vervangen door hun rechtstreekse adjunct.
