Het proefkonijn en de revolutie: BO Secretariaat zet Sint-Agatha-Berchem op zijn kop
Document acties
- Historiek
- BO Secretariaat
- Gepersonaliseerde coaching
- Voordelen BO
- Voordelen voor de ambtenaar
- Morgen
De hoofdredacteur van de CIBG-klantennieuwsbrief had een boeiend gesprek met drie tevreden gebruiksters van BO Secretariaat van de gemeente Sint-Agatha-Berchem: Evi Meert Directeur Interne Zaken, Danièle Fizaine IT-verantwoordelijke, en Julie Schmitz, verantwoordelijke voor het gemeentesecretariaat.
Historiek
Sint-Agatha-Berchem werkt al sinds 1998 samen met het CIBG. In een eerste stadium was dat enkel voor het beheer van e-mailadressen.
Later kwamen daar nog de Openbare Computer Ruimte, een website in Plone, IRISbox het elektronische loket van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, Nova (informaticaplatform voor het beheer van stedenbouwkundige vergunningen), en IRISnet (breedbandtelecomnetwerk van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest)bij. Op 1 juni breiden we die samenwerking nog een beetje uit en wordt Sint-Agatha-Berchem pilootgemeente voor Tutelle X Change.
BO Secretariaat
De eerste bouwstenen voor BO Secretariaat werden al in 2009 gelegd. Julie Schmitz: “Aangezien het om een compleet nieuwe benadering ging hebben we samen met het CIBG ook alle kinderziektes van de applicatie doorlopen".
De gemeenteraad en het gemeentecollege vormen het kloppend hart van elke gemeente: BO Secretariaat betekent niks minder dan een volledige digitalisering van al hun activiteiten. BO Secretariaat is immers een applicatie die een heel werkproces vervangt. We mogen gerust van een revolutie spreken.
Julie Schmitz: “Sint-Agatha-Berchem” speelde een uitzonderlijke rol in dit verhaal. We waren immers proefkonijn ter zake. Nu moet u weten dat de bestaande organisatie in Berchem een uitstekende basis was voor de digitalisering van al onze activiteiten. We zijn, hierbij uitgegaan van de bestaande stappenplannen. Het feit dat we een kleine gemeente zijn was gewoon praktisch.”
“Eén van de toffe kenmerken van BO is het automatisch genereren van agenda's, ook het PV na de vergadering wordt automatisch opgemaakt. Beeld u zich eens in wat een enorme tijdwinst dit betekent.”
Gepersonaliseerde coaching
Het CIBG stond in voor een gepersonaliseerde coaching van alle gebruikers. Het elektronisch platform is gebaseerd op bestaande processen en is bovendien uiterst gebruiksvriendelijk.
voordelen BO
- BO Secretariaat is een online platform toegankelijk 24u op 24, 7 dagen op 7, overal ter wereld
- BO is een schoolvoorbeeld van Green IT: er wordt geen papier meer geproduceerd
- Harmonisering van de documenten
- Een centrale archivering
- Meer transparantie
- Een modern imago voor de gemeente
- Een applicatie op maat van de gemeente
Voordelen voor de ambtenaar
- Geen verloren dossiers meer
- De verschillende stappen van het proces zijn duidelijk
- Hij/Zij beschikt steeds over de laatste versie van een document
- Aanvragen van burgers worden sneller verwerkt
Morgen
Alle gemeentes die vandaag op BO Secretariaat zijn aangesloten (dit zijn: Sint-Agatha-Berchem, Sint-Joost, Sint-Gillis en Watermaal-Bosvoorde) hebben besloten zich te verenigen in een stuurcomité dat de inhoud zal bepalen van de toekomstige updates van de applicatie. Een mooi voorbeeld van samenwerking op gewestelijk niveau en een besparing om u tegen te zeggen.
Julie Schmitz rondt af en looft de beschikbaarheid van het CIBG. “Aan het einde van het project waren de CIBG-medewerkers quasi collega's geworden. Dat we nog lang aan toffe projecten als dit mogen samenwerken.”
