De maandelijkse opvolging
Document acties
Een project speelt zich af rond een projectteam en wordt uitgevoerd om aan de behoeften van een klant te voldoen. Deze tweepartijenrelatie moet evenwel tot een derde partij uitgebreid worden : Het CIBG.
Op maandbasis werd een formele etappe vastgelegd waardoor de Algemene Directie, de directiestaff, de directie van een departement toegang krijgen tot de juiste informatie en waardoor sturing met de juiste boordinstrumenten mogelijk wordt.
Deze maandelijkse opvolging staat borg voor een beter risicobeheer en meer algemeen voor een optimale afwikkeling van de projecten.
Elke maand stellen de projectleiders een maandrapport op, dat twee luiken omvat:
- Luik A : geeft een subjectieve (maar op concrete feiten gebaseerde) samenvatting van hoe de projectleider het verloop van zij project inschat
- Luik B : becijferde projectgegevens : geleverde prestaties, nog te doen, budget, ...
Het project krijgt een globale status toegewezen:
- Groen : alles is onder controle en in overeenstemming met de oorspronkelijke plannen
- Oranje : enkele probleemelementen betreffende het project vergen bijsturende acties
- Rood : grote problemen doen zich voor, bijstrurende acties zijn noodzakelijk en deze vereisen snelle, ingrijpende interventie, doorgaans met de hulp van mensen van buiten het project.
